Dalam lingkungan kerja hibrida, fungsi General Affair bisa menjadi lebih kompleks dan memerlukan penyesuaian. Menurut survei yang dilakukan oleh Owl Labs, secara global, 16% dari total karyawan bekerja dari jarak jauh, sedangkan 62% memilih untuk bekerja secara hybrid.
General Affairs di Era Hybrid Working
Secara umum, General Affairs bertanggung jawab mengatur dan mengelola aset kantor, mengelola pengadaan barang dan jasa, mengelola hubungan dengan pihak eksternal, mengelola jadwal rapat dan acara kantor, atau mengelola hal administratif berkaitan dengan kegiatan karyawan.
Namun, selain fungsi umum tersebut, General Affair memiliki andil yang cukup signifikan di era model kerja hybrid.
Fungsi General Affair adalah memastikan bahwa karyawan memiliki akses ke peralatan dan teknologi yang diperlukan untuk bekerja dari rumah, General Affairs juga dapat membantu melakukan pengaturan ruang kantor untuk memaksimalkan produktivitas karyawan.
Lalu, hal apa saja yang berubah? Berikut beberapa scope yang cenderung mengalami pergeseran fungsi General Affairs di era model kerja hibrida:
1. Peralatan Kerja
Hybrid working menuntut penggunaan teknologi yang masif dan terkini. Hal ini tentu berpengaruh pada penggunaan sumber daya yang harus disesuaikan untuk menunjang sistem kerja tersebut.
Untuk itu, perusahaan perlu memahami alat-alat apa saja yang sesuai dan dapat mendukung efisiensi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya saat ini.
3. Infrastruktur
Infrastruktur bukan lagi hanya mencakup tata letak, perabot, atau desain kantor, namun juga mencakup dukungan jaringan, piranti lunak, atau bahkan dekorasi yang dapat menunjang orang-orang untuk dapat bekerja senyaman mungkin.
4. Cyber Security
Penggunaan teknologi yang meningkat menuntut perusahaan untuk mampu menyediakan proteksi keamanan data yang mumpuni.
Keamanan data menjadi poin penting yang perlu diperhatikan dan disiapkan oleh fungsi ‘urusan umum’ dalam perusahaan.
5. Pengelolaan dan pelatihan karyawan
Model kerja terkini menciptakan masalah baru yang muncul di antara karyawan. Tentu, solusi yang lebih kreatif harus dimunculkan oleh fungsi General Affairs pada organisasi saat ini.
Selain itu, untuk tetap berada pada peak performance, divisi tersebut juga perlu memastikan orang-orang mendapatkan program upskilling dan reskilling yang tepat.
6. Budaya Organisasi
Pada akhirnya, organizational culture yang kuno dan cenderung tradisional harus disesuaikan dengan perubahan zaman.
Fleksibilitas, keterbukaan, dan empati menjadi poin penting yang harus dilihat oleh divisi ‘urusan umum’ perusahaan untuk menjaga efisiensi dan efektivitas bisnis.
Tips and Trick Me-manage General Affair pada Model Hybrid working
Dalam model kerja hybrid, perlu dipastikan bahwa aspek operasional, baik bagi mereka yang bekerja jarak jauh atau dari kantor, dapat berjalan dengan baik oleh General Affair. Untuk itu, manajer dapat melakukan beberapa langkah berikut:
1. Memastikan kebijakan dan prosedur jelas
Ketika karyawan tidak lagi tinggal di kantor atau bekerja dari jarak jauh, maka hal prosedural seperti jadwal kerja atau model komunikasi jarak jauh dan channel yang digunakan harus dipastikan jelas dan dipahami oleh karyawan.
2. Meningkatkan infrastruktur teknologi
Pola kerja hybrid, seperti yang telah kita bahas sebelumnya, menuntut penggunaan teknologi terkini secara besar-besaran.
Untuk untuk, peralatan yang diperlukan seperti sistem jaringan yang kuat, perangkat lunak terkini, atau laptop dan peralatan elektronik yang dibutuhkan oleh karyawan perlu dipastikan ketersediaannya.
3. Memperhatikan kesehatan dan kesejahteraan karyawan
Lingkungan kerja hybrid tentu berbeda dari lingkungan kerja dengan sistem offline. Hal ini menyebabkan beberapa masalah baru yang muncul pada karyawan, seperti burnout, merasa kesepian, atau terasing.
Untuk itu, tugas General Affair yakni untuk mengantisipasi hal tersebut dengan solusi yang efektif.
4. Aktivitas operasional
Jika pada lingkungan kerja offline acara-acara sering diadakan di tempat-tempat seperti gedung, maka hibrid membuat hal tersebut berbeda dari biasanya.
Kini, acara pertemuan mungkin akan lebih banyak dilakukan melalui platform-platform online. Untuk itu, general affair perlu memahami hal tersebut.
Pada akhirnya, ketika era telah berubah dan menuntut bisnis berjalan sesuai dengan tren, maka perusahaan perlu beradaptasi dengan kondisi terkini. Tak hanya berlaku untuk divisi-divisi tertentu, General Affair dengan fungsi ‘urusan umum’ juga perlu menyesuaikan bentuk segala bentuk aktivitasnya menjadi lebih relevan.
