Menurut survey Indeed, sekitar 40% orang berbohong dan melebih-lebihkan informasi pada resume dan CV mereka. Ini telah menjadi salah satu fakta umum terkait wawancara kerja.
Kebanyakan orang yang berbohong pada resume mereka melakukannya karena mereka tidak memiliki pengalaman kerja yang cukup atau tidak memiliki keterampilan yang diperlukan sesuai dengan persyaratan.
Sebagai interviewer, bukan hal yang mudah memastikan kandidat mereka layak untuk dipilih dan dipekerjakan pada perusahaan mereka. Meski telah melalui tahapan review CV yang cukup panjang, faktanya, kandidat mereka tidak serta merta sesuai dengan apa yang diharapkan.
Untuk itu, memahami cara interview calon karyawan sangatlah penting. Pada tahap ini, pewawancara dapat mengajukan pertanyaan mendalam terkait calon kandidat mereka setelah menyeleksi dan memverifikasi informasi pada CV. Lantas, bagaimana cara melakukannya dengan tepat?
Cara Interview Karyawan Baru pada Proses Rekrutmen
Interview karyawan merupakan tahapan yang penting dalam proses rekrutmen. Untuk memastikan bahwa kandidat terpilih adalah yang paling cocok dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan, kegiatan tersebut harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti.
Lalu bagaimana cara menyelenggarakan tahap wawancara pada proses seleksi? Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Menentukan Jadwal
Setelah kandidat terpilih, segera hubungi mereka untuk menentukan waktu wawancara yang tepat. Pada tahap awal ini, interviewer perlu memilih waktu wawancara yang tepat. Artinya, mereka perlu memastikan bahwa kegiatan interview dapat dihadiri oleh kedua belah pihak, baik perusahaan maupun kandidat yang terpilih.
Umumnya, kandidat masih bekerja di perusahaan lama mereka disaat mereka terpilih untuk tahapan wawancara. Jadi, tawarkan juga opsi waktu yang fleksibel bagi kandidat untuk memilih waktu yang paling cocok bagi mereka. Misalnya, Anda dapat memberikan pilihan waktu pada pagi, siang, atau sore hari atau pada hari kerja atau akhir pekan.
2. Menyiapkan pertanyaan
Pewawancara juga wajib menyiapkan daftar pertanyaan terkait kriteria calon karyawan baru yang telah ditetapkan, seperti keterampilan, pengalaman, motivasi, serta kecocokan antara kepribadian dengan budaya perusahaan.
Umumnya proses wawancara melibatkan dua 4 pertanyaan, meliputi keterampilan, pengalaman, motivasi, dan nilai-nilai budaya perusahaan. Contoh pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan antara lain:
- Berapa lama Anda telah berkutat dengan bidang pekerjaan yang Anda lakukan?
- Pada tempat kerja Anda sebelumnya, bagaimana Anda menggunakan keterampilan Anda dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari?
- Bagaimana cara Anda agar tetap termotivasi untuk menyelesaikan tugas sehari-hari?
- Apa nilai paling penting dalam pekerjaan Anda dan bagaimana mengintegrasikannya dengan nilai perusahaan?
3. Menyiapkan ruangan
Dengan maraknya sistem work from home atau remote working, banyak proses interview tidak hanya dilakukan secara offline atau berada di ruangan fisik, namun juga menggunakan sistem online. Sebagai interviewer, pastikan Anda dan kandidat menentukan metode wawancara yang diinginkan. Apabila memungkinkan untuk dilakukan secara tatap muka, maka pilih ruangan yang nyaman, rapi, dan tenang.
Namun, apabila proses wawancara hanya dapat dilakukan melalui video conference seperti Zoom atau Gmeet, maka persiapkan sisi teknis dengan seksama. Baik dalam hal kelayakan koneksi internet, suasana ruangan yang mendukung, kualitas kamera, kualitas audio, dan sebagainya.
4. Menjelaskan proses wawancara
Jelaskan bagaimana proses wawancara akan berlangsung. Misalnya, proses awal dimulai dengan pengenalan diri kandidat, lalu dilanjutkan dengan pertanyaan dari interviewer, dan diakhiri dengan menampung dan menjawab pertanyaan dari kandidat.
Pastikan tahapan ini dilakukan dengan terstruktur namun tetap santai. Hal ini sangat penting mengingat tahapan interview bisa jadi proses yang sangat menegangkan bagi calon karyawan.
Dengan proses sistematis, Anda dapat mencapai poin-poin penting yang dibutuhkan dalam proses interview tersebut. Dan dengan tetap santai serta fleksibel, karyawan dapat merasa tenang dan tidak tertekan dalam menjawab dan mengutarakan pandangan mereka.
5. Menanyakan pertanyaan pada kandidat
Anda dapat memulai sesi wawancara dengan pertanyaan menyangkut pengalaman, keterampilan, motivasi dan nilai perusahaan pada calon karyawan. Pastikan bahwa pertanyaan yang diajukan sejalan dan sesuai dengan kriteria seleksi. Pastikan juga pertanyaan-pertanyaan tersebut spesifik, to the point, jelas, terukur, dan tidak berbelit-belit.
Pada sesi tanya jawab ini, sebagai interviewer, sangat penting bagi Anda untuk mencatat poin-poin penting dari jawaban yang diutarakan kandidat. Hal ini akan memudahkan Anda untuk melakukan komparasi antara satu kandidat dengan kandidat yang lain.
6. Sesi Penutupan
Setelah Anda merasa cukup dalam mengajukan pertanyaan dan menerima jawaban dari kandidat, selanjutnya adalah tahap penutupan. Pada tahap ini, pastikan semua informasi yang Anda butuhkan telah didapat dan dijawab oleh kandidat.
Selanjutnya, Anda perlu memberikan informasi pada kandidat tersebut terkait tindak lanjut dari proses seleksi tersebut. Umumnya, informasi lebih lanjut terkait proses selanjutnya seperti tahapan tes keterampilan atau negosiasi gaji diberikan pada kandidat maksimal 2 minggu setelah proses interview terakhir.
Apa yang Wajib Diperhatikan dan Dihindari dalam Proses Interview Kerja?
Jika Anda adalah tim HR, selain memahami cara melakukan interview calon karyawan, Anda juga perlu memastikan apa saja hal yang wajib diperhatikan dan dihindari dalam proses tersebut.
Apa yang perlu diperhatikan:
- Memahami tujuan wawancara: Apakah tujuan wawancara adalah untuk mengevaluasi keterampilan, pengalaman, dan kemampuan kandidat, atau untuk menilai nilai-nilai dan budaya perusahaan yang cocok dengan kandidat? Hal ini akan berpengaruh pada relevansi pertanyaan yang diajukan pada kandidat.
- Bersikap ramah dan terbuka: Agar kandidat merasa nyaman dan percaya diri dalam menjawab pertanyaan yang diajukan, HR perlu memastikan suasana wawancara yang ramah dan terbuka.
- Memberikan kesempatan yang sama: Tim HR perlu memahami bahwa setiap kandidat memiliki hak dan kewajiban yang sama selama proses seleksi. Artinya, sebagai interviewer, kita tidak memihak atau memberikan perlakuan khusus pada kandidat tertentu.
Apa yang perlu dihindari:
- Diskriminasi: HR perlu memastikan bahwa proses wawancara kerja lepas dari kesan diskriminatif dan memihak. Anda perlu memastikan bahwa tidak ada pertanyaan yang berkaitan tentang ras, agama, jenis kelamin, dan hal-hal yang berbau rasial lainnya.
- Pertanyaan yang tidak relevan: Interviewer perlu memahami konteks interview dan memahami pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan pada kandidat. Untuk itu, pertanyaan yang tidak relevan dengan kualifikasi atau kriteria seleksi sangat perlu untuk dihindari. Misalnya, menanyakan ras, agama, atau orientasi seksual yang tidak berkaitan dengan pekerjaan.
- Mengambil keputusan terlalu cepat: HR harus memastikan bahwa mereka melakukan proses seleksi dengan benar dan tidak terburu-buru. TIM HR juga perlu memastikan bahwa mereka melakukan evaluasi mendalam, menyeluruh, sistematis, dan terstruktur selama proses interview tersebut sehingga mengarah pada keputusan objektif dan tepat.
Sangat penting bagi tim HR memahami prosedur dan cara interview calon karyawan agar informasi yang diperoleh menjadi relevan dan akurat. Dengan demikian, perusahaan tidak terkesan asal pilih dan salah memilih kandidat dalam menjalankan bisnis mereka kedepan.
