Jika membahas mengenai organizational design, maka tidak akan lepas dari peranannya dalam praktik organisasi dan proses dalam mencapai tujuan perusahaan. Anda mungkin sudah mengetahui bahwa dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini, organisasi harus mampu beradaptasi.
Alasannya yaitu agar bisnis dapat tetap bersaing. Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami hal ini dengan baik, terutama bagi Anda yang mungkin merasa perlu melakukan pembaharuan terhadap perusahaan Anda.
Pengertian Organizational Design
Organizational design adalah proses yang diterapkan untuk memastikan berbagai bagian perusahaan (struktur, formasi tim, pola pelaporan, prosedur pengambilan keputusan, dan saluran komunikasi) dapat berjalan dengan baik. Ini melibatkan bagaimana keadaan saat ini untuk menganalisa seberapa efektif bentuk organisasi dalam menjalankan aktivitas bisnis.
Dikutip dari projectmanager.com, organizational design ditujukan untuk membantu organisasi tumbuh dengan baik. Di sisi lain, ini juga mampu untuk memudahkan dalam proses perampingan organisasi. Pada umumnya desain organisasi memiliki pengaruh dalam proses perubahan pada struktur perusahaan, seperti kepemimpinan, strategi, atau hingga dengan rencana bisnis.
Selain itu, terdapat 3 jenis umum organizational design yang mungkin perlu untuk Anda ketahui:
Hierarchical structure
Jenis desain ini merupakan bentuk struktur yang organisasi yang paling umum karena terdiri dari bentuk hirarki dalam perusahaan yang mengarah dari atas ke bawah. Misalnya seperti CEO, SVP, manager, hingga supervisor pada setiap karyawan.
Functional structure
Memiliki bentuk desain yang cukup sama, bentuk organisasi dengan struktur functional disusun berdasarkan posisi dengan tingkat tanggung jawab tertinggi dan turun ke tingkatan terendah. Namun, yang menjadi pembeda adalah setiap departemen terpisah dan dikelola secara independen.
Horizontal structure
Jenis desain organisasi dinilai lebih cocok dengan perusahaan kecil, karena mendorong lebih sedikit pengawasan dan lebih banyak keterlibatan dari semua karyawan. Adapun bentuk dari desain organisasi ini hanya ada satu pimpinan dengan tingkat bawahan yang memiliki posisi sama atau lebih berbentuk datar.
Pentingnya Organizational Design
Tak jarang sebagian besar masalah produktivitas dan kinerja dapat dikaitkan dengan desain organisasi yang buruk. Ini mengakibatkan kebingungan dalam peran, kurangnya koordinasi, dan kegagalan untuk menyusun rencana.
Oleh sebab itu, penerapan desain organisasi pada dasarnya sangat membantu untuk mengoptimalkan aktivitas kerja yang tentunya berdampak pada membaiknya produktivitas.
Selain itu, ada beberapa hal menjadi alasan yang membuat organizational design penting yaitu karena:
- Membantu dalam mencapai tujuan dan sasaran
- Meningkatkan efisiensi kerja
- Memudahkan anggota untuk beradaptasi
- Membuat pengambilan keputusan menjadi lebih efektif
Sederhananya desain organisasi bukan semata-mata hanya untuk membuat proses strukturisasi menjadi mudah, melainkan membuat aktivitas kerja dari keseluruhan perusahaan atau organisasi menjadi lebih efisien.
Proses Organizational Design
Sebagai upaya dalam merancang organisai yang kuat, ada beberapa proses penting yang harus Anda ketahui.
Assessment
Langkah pertama adalah dalam membuat desain organisasi adalah melakukan penilaian terhadap desain organisasi saat ini. Perlu untuk mengetahui bagaimana kondisi, serta kekuatan dan kelemahannya.
Dalam melakukan hal ini Anda bisa menggunakan metode pengumpulan data, meminta umpan balik dari karyawan, melakukan survei, dan menganalisis metrik kinerja. Selain itu dikutip dari navalent.com, ada beberapa faktor yang perlu untuk dinilai seperti:
- Menilai lingkungan eksternal bisnis.
- Menilai dan mendiagnosa lingkungan internal bisnis.
- Menetapkan dukungan dan arahan kepemimpinan.
Define goals and objectives
Perusahaan harus mencari tahu apa yang ingin dicapai untuk mengetahui perubahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Berdasarkan hasil penilaian sebelumnya, proses analisis untuk merancang tujuan dan target dapat dilakukan dengan mudah. Namun, agar dapat disusun dengan baik, Anda harus melibatkan pemangku kepentingan utama dan pertimbangan misi dan visi organisasi.
Evaluate design options
Langkah selanjutnya organisasi harus mempertimbangkan opsi desain yang paling sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Ini dapat diawali dengan mengeksplorasi model-model alternatif yang dirasa cocok untuk dapat diterapkan dengan jenis posisi dan sumber daya manusia yang ada.
Choose the best design
Setelah melakukan berbagai proses evaluasi, proses berikutnya yaitu dengan memilih desain yang paling sesuai serta dapat mendukung tujuan dan sasaran dari organisasi. Sebenarnya ini bukan hanya sekedar memilih, karena harus dapat dipikirkan dengan matang dan harus dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi.
Implementation
Langkah berikutnya yaitu dengan mempersiapkan penerapannya. Namun, sebelum benar-benar menerapkan perubahan, Anda perlu untuk memastikan kesiapan anggota organisasi dan risiko yang mungkin akan terjadi. Adapun karena hal ini akan mengakibatkan perubahan pada struktur, sistem, proses, dan praktik organisasi.
Selain itu, proses komunikasi jangan sampai terlupa. Ini tentunya sangat penting untuk memastikan transisi yang lancar dan untuk mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan.
Demikianlah penjelasan mengenai organizational design dan juga prosesnya. Biasanya proses perancangan desain organisasi ini dapat berjalan lancar ketika Anda mampu mengkomunikasikannya dengan seluruh anggota dan tentunya para stakeholder.
