Penggajian merupakan aspek penting dari manajemen keuangan organisasi mana pun. Proses yang dirancang dengan baik dan efisien tentunya dapat membantu bisnis mengurangi kesalahan pemrosesan penggajian.
Salah satu sistem yang cukup populer beberapa tahun terakhir adalah payroll. Dinilai efektif dalam proses penggajian, membuat sistem ini menjadi pilihan. Namun, apa itu payroll? Berikut adalah penjelasannya.
Penjelasan Mengenai Payroll
Payroll adalah sistem atau proses yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan memproses gaji, upah, bonus, dan bentuk kompensasi karyawan lainnya. Sistem penggajian ini biasanya mencakup semua proses dalam pembayaran upah karyawan, mulai dari mengumpulkan, mengelola data, hingga menghitung dan mendistribusikan gaji.
Tujuan utama dari penggunaan sistem payroll adalah untuk menjamin bahwa karyawan dibayar dengan benar dan tepat waktu. Adapun dengan hal tersebut, diharapkan bisa membuat karyawan senang dan memenuhi kewajibannya. Biasanya, sistem penggajian terdiri dari berbagai elemen, seperti mengelola informasi karyawan, memantau jam kerja, menghitung pajak, mengelola tunjangan karyawan, dan mendistribusikan cek gaji.
Proses Sistem Payroll dalam Penggajian
1. Employee Information Management
Tahap pertama dalam memproses penggajian adalah mengelola informasi keuangan dan pajak karyawan. Pada proses ini pihak perusahaan mengumpulkan dan memelihara data karyawan, seperti informasi pribadi, tarif gaji, potongan, dan informasi pajak.
2. Melacak Kehadiran Karyawan
Pada tahapan ini, perusahaan akan melakukan pelacakan terhadap jam kerja dan tingkat kehadiran karyawan. Adapun tujuannya untuk menentukan gaji mereka secara akurat. Ini termasuk mencatat jam kerja reguler, lembur, dan jenis cuti lainnya, seperti liburan dan cuti sakit.
Dikutip dari apspayroll.com, sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki proses pengelolaan waktu dan kehadiran karyawan yang sederhana. Karena ini dapat memastikan jam kerja karyawan dicatat secara akurat.
3. Tentukan jadwal pembayaran
Setelah memiliki informasi karyawan yang akurat dan terbaru, proses selanjutnya adalah menentukan jadwal pembayaran yang ingin diberikan kepada karyawan. Beberapa perusahaan biasanya melakukan pembayaran di tengah-hingga akhir bulan seperti tanggal 25-30. Namun, yang paling adalah memastikan karyawan mengetahui kapan mereka akan menerima gaji.
4. Perhitungan penggajian
Proses berikutnya yaitu melakukan perhitungan untuk penggajian. Pada proses ini pastikan Anda telah mengumpulkan semua data karyawan, seperti waktu kerja dan kehadiran. Kemudian dengan kelengkapan data tersebut, sistem penghitungan dapat dijalankan.
Diawali dengan menghitung gaji kotor, yang mencakup upah reguler dan lembur, serta bonus atau komisi lainnya. Selanjutnya, gaji kotor tersebut disesuaikan dengan pengurangan, seperti pajak, tunjangan, dan pemotongan lainnya, untuk sampai pada gaji bersih karyawan.
5. Pembayaran dan pelaporan
Setelah penggajian dihitung, sistem penggajian menghasilkan cek upah karyawan atau slip gaji. Kemudian proses payroll yang baik juga akan menghasilkan laporan dan ringkasan, termasuk formulir pajak, dan dokumen terkait penggajian lainnya.
Manfaat Menggunakan Sistem Payroll
Pada dasarnya penggunaan metode penggajian dengan sistem payroll memiliki beberapa manfaat yaitu sebagai berikut.
1. Akurasi yang meningkat
Biasanya pada penerapan sistem penggajian dengan payroll dibantu dengan aplikasi atau software. Selain memudahkan, adanya aplikasi ini tentunya dapat membuat proses penggajian berjalan dengan otomatis dan tentunya juga meningkatkan keakuratan serta mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pemrosesan penggajian.
2. Menghemat waktu
Dengan proses yang jelas, tentunya payroll dapat meminimalisir terjadinya kesalahan yang akhirnya berdampak pada penggunaan waktu. Yang mana, ini membuat tim SDM dan akuntansi bisa menggunakan lebih banyak waktunya pada tugas yang lebih penting.
3. Keamanan data
Manfaat lainnya dari payroll adalah keamanan data yang lebih terjamin. Sistem payroll umumnya menggunakan platform yang aman dan terlindungi untuk menyimpan dan mengelola informasi karyawan yang rahasia.
Selain itu, penerapan yang dilakukan secara baik dan benar dapat memastikan bahwa informasi, seperti nomor jaminan sosial, detail rekening bank, dan informasi pajak disimpan dengan aman dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
4. Pelaporan yang lebih baik
Sistem payroll memiliki kemampuan menghasilkan laporan mendalam yang mencakup berbagai data terkait karyawan, seperti remunerasi, tunjangan, dan kewajiban pajak. Laporan komprehensif ini sangat berguna dalam menghasilkan informasi yang diperlukan untuk audit atau penilaian keuangan lainnya.
Dengan memanfaatkan data terperinci seperti itu, sistem penggajian membantu perusahaan menganalisis data gaji dan pajak, sehingga membantu dalam pengambilan keputusan yang terinformasi, terutama dalam manajemen sumber daya manusia dan keuangan.
5. Meningkatkan kepuasan karyawan
Anda tentunya setuju, bahwa proses penggajian yang tidak tepat waktu bisa membuat karyawan tidak senang. Adanya keterlambatan atau jadwal yang tidak jelas, bisa mempengaruhi moral dan kepuasan karyawan dalam melakukan aktivitas kerjanya. Oleh karena itu, payroll memiliki peran untuk mencegah hal tersebut.
Singkatnya, sistem payroll menawarkan berbagai manfaat yang dapat membantu perusahaan mengelola operasi penggajian mereka dengan lebih baik. Dari perhitungan upah dan pajak, hingga ketepatan waktu pembayaran gaji karyawan. Demikianlah penjelasan mengenai payroll.
Referensi
Apspayroll.com. (2021). How to Process Payroll: A 7-Step Guide. https://apspayroll.com/blog/how-to-process-payroll/ (Diakses 15 Februari 2023)
Kenton, Will. (2022). What Is Payroll, With Step-by-Step Calculation of Payroll Taxes. https://www.investopedia.com/terms/p/payroll.asp#toc-understanding-payroll (Diakses 15 Februari 2023)
