Seberapa besar perhatian yang kita berikan terkait offboarding karyawan? Sebagian besar dari kita telah mendengar tentang onboarding, namun proses offboarding cenderung belum diprioritaskan. Jika memang sudah dilakukan, proses tersebut cenderung dilakukan dengan sekedarnya saja.
Sebuah riset oleh Aberdeen menemukan bahwa hanya 29% organisasi yang melakukan proses offboarding formal. Padahal, kegiatan offboarding yang dilakukan dengan tepat dapat memberikan pengaruh positif pada pertumbuhan, kinerja, retensi, serta keterlibatan karyawan.
Mengapa Proses Offboarding Karyawan Sangat Penting?
apa itu offboarding dan mengapa proses tersebut sangat vital bagi perusahaan? Offboarding adalah proses dimana seorang karyawan mengakhiri hubungan mereka dengan perusahaan, baik karena pengunduran diri, pemecatan, pensiun atau alasan lainnya.
Lantas mengapa proses tersebut sangat diperlukan? Berikut adalah beberapa alasan mengapa penting bagi perusahaan untuk melaksanakan proses offboarding:
1. Mencegah hilangnya data perusahaan.
Ketika seorang karyawan keluar dari perusahaan, perusahaan harus memastikan bahwa informasi mereka tidak hilang atau disalahgunakan. Proses pemberhentian yang tepat membantu memastikan bahwa data perusahaan yang sensitif tetap aman dan terjaga.
2. Menjaga nama baik perusahaan.
Offboarding process yang baik dapat membantu perusahaan menjaga citra baik bagi karyawan yang keluar maupun karyawan yang masih bekerja di perusahaan.
Karyawan yang merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik pada saat pemutusan hubungan kerja tentu akan memberikan komentar positif terhadap perusahaan tempat dulunya mereka bekerja.
3. Menjaga hubungan baik dengan mantan karyawan.
Proses pemisahan yang baik dapat membantu menjaga hubungan baik dengan karyawan yang meninggalkan perusahaan. Ini dapat menguntungkan perusahaan jika mereka kembali ke perusahaan tersebut.
Riset Zippia menyebutkan bahwa 15% karyawan memutuskan untuk kembali ke perusahaan sebelumnya. Tentu, proses offboarding yang tepat dapat membantu perusahaan menjaga koneksi baik dengan mereka.
4. Menjaga efisiensi operasional perusahaan.
Ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, struktur organisasinya akan berubah. Untuk menghadapi perubahan tersebut, perusahaan perlu melakukan beberapa tindakan, antara lain:
- Pemindahan tanggung jawab dari karyawan lama ke karyawan lain.
- Menghentikan akses karyawan ke data dan sistem perusahaan.
- Menarik akun karyawan dari perangkat yang terkoneksi dengan kegiatan operasional.
- Mengembalikan aset perusahaan yang masih dipegang oleh karyawan lama.
Kegiatan tersebut tentu dapat memakan waktu dan tenaga. Jika tidak dikelola dengan baik, maka efektivitas bisnis dapat terganggu.
Apa yang Perlu Dilakukan dalam Proses Offboarding
Proses offboarding yang baik dapat menjaga dan mengelola efisiensi bisnis dengan meminimalisir masalah yang terjadi saat karyawan keluar.
Tentu, proses offboarding yang tepat dapat menghindarkan perusahaan dari potensi kerugian, namun bagaimana langkah tepat untuk melakukannya?
1. Ketahui langkah-langkah awal
Sebelum karyawan pergi, perusahaan harus mengetahui langkah awal terkait proses offboarding. Umumnya terdapat sistem one month notice, yakni pemberitahuan yang diberikan oleh karyawan kepada perusahaan bahwa mereka akan meninggalkan pekerjaannya.
umumnya, perusahaan memberlakukan one month notice untuk memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan mempersiapkan proses offboarding karyawan.
2. Melakukan exit interview
Exit interview merupakan elemen penting dalam proses offboarding. Proses ini melibatkan wawancara yang dipimpin perusahaan dengan karyawan yang akan pergi untuk menentukan alasan keputusan karyawan untuk keluar.
Kegiatan ini juga berdampak positif bagi bisnis dengan mendapatkan umpan balik tentang kekuatan dan kelemahannya.
3. Berikan pengarahan pada karyawan
Ketika pengajuan pengunduran diri diterima, perusahaan perlu memberikan informasi tentang hal-hal apa yang perlu dilakukan oleh mereka.
Umumnya, perusahaan perlu memastikan beberapa proses seperti pengembalian semua aset perusahaan yang dipegang, menghapus semua data perusahaan dari perangkat yang karyawan gunakan, dan berbagai hal penting lainnya.
4. Tahap perpisahan
Setelah semua langkah di atas dilalui, langkah terakhir dalam offboarding karyawan adalah mengatur event perpisahan antara mereka dengan rekan kerja dan manajemen.
Perusahaan dapat mengadakan pertemuan perpisahan dengan karyawan yang keluar untuk memberi mereka satu kesempatan terakhir untuk berbicara dengan kolega mereka.
Perusahaan juga dapat menawarkan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada karyawan yang keluar sebagai penghargaan atas kontribusi mereka.
Perusahaan terkadang meremehkan proses offboarding karena mereka terlalu fokus pada proses rekrutmen dan onboarding untuk karyawan baru. Selain itu, proses ini juga seringkali dianggap terlalu normatif dan kurang penting dibandingkan proses rekrutmen sehingga mereka cenderung mempersingkatnya.
Namun, dengan memahami manfaat dari proses offboarding, perusahaan dapat mencegah konsekuensi negatif dari menyepelekan tahap ini.
