Salah satu aspek terpenting dalam mengelola tim adalah memastikan bahwa karyawan Anda mendapat kompensasi yang adil untuk pekerjaan mereka. Prinsip ini berkaitan erat dengan konsep internal equity atau keadilan kompensasi, yaitu memastikan bahwa karyawan dengan tanggung jawab, keterampilan, dan kontribusi yang sebanding mendapatkan kompensasi yang sesuai.
Namun, menghitung gaji karyawan bisa menjadi tugas yang rumit, terutama jika Anda memiliki banyak staf dengan peran dan tanggung jawab berbeda. Dalam artikel ini, kami akan memberikan tips terkait cara menghitung gaji dan memahami komponen slip gaji karyawan secara sederhana dan tentunya bisa langsung diterapkan.
Faktor Dasar dalam Perhitungan Gaji Karyawan
Sebelum menentukan perhitungan gaji karyawan, ada beberapa faktor dasar yang harus dipahami terhadap hal tersebut.
1. Tentukan gaji pokok
Gaji pokok adalah jumlah minimum yang berhak diterima seorang karyawan per bulan berdasarkan posisi dan lokasi pekerjaan mereka.
Dalam hal ini, pemerintah sudah menetapkan upah minimum untuk setiap provinsi dan kota setiap tahun, berdasarkan biaya hidup dan tingkat inflasi. Sebagai pemberi kerja, perusahaan harus memastikan bahwa gaji pokok karyawan setidaknya sama dengan upah minimum yang ditetapkan oleh pemerintah.
Selain mempertimbangkan ketentuan upah minimum, perusahaan juga perlu menjaga keadilan kompensasi antarjabatan. Pemahaman mengenai internal equity dalam sistem penggajian dapat membantu perusahaan melihat apakah struktur kompensasi sudah konsisten dengan tanggung jawab setiap posisi.
2. Hitung tunjangan dan bonus
Komponen variabel gaji karyawan dapat mencakup berbagai tunjangan, seperti tunjangan transportasi, makan, serta bonus dan insentif. Ini harus disepakati dalam kontrak kerja dan harus mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan.
Pemberian bonus sebaiknya tidak hanya ditentukan berdasarkan nominal, tetapi juga dikaitkan dengan tujuan dan indikator kinerja yang jelas. Perusahaan dapat mempelajari lebih lanjut mengenai cara mengoptimalkan bonus bagi karyawan agar insentif benar-benar memberikan dampak terhadap motivasi dan performa.
3. Pemotongan pajak dan iuran jaminan sosial
Baik pemberi kerja maupun pekerja memiliki kewajiban terkait program jaminan sosial serta perpajakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Karena gaji yang diterima karyawan dapat berbeda dengan penghasilan brutonya, HR perlu memahami berbagai faktor dan cara menghitung pemotongan gaji karyawan.
Pemotongan dan penyesuaian lainnya juga perlu dicatat secara transparan dalam payroll. Anda dapat membaca pembahasan mengenai deduction dan adjustment dalam pengelolaan gaji untuk memahami hubungan keduanya dengan proses penggajian.
Cara Menghitung Gaji Karyawan
1. Contoh dan cara menghitung gaji karyawan per jam dan per hari
Pada bagian penggajian per jam, ada beberapa peraturan yang harus diketahui terlebih dahulu. Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, waktu kerja terbagi menjadi 2 yaitu:
- Pembagian waktu kerja 6 hari dalam satu minggu, yaitu 7 (tujuh) jam dalam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam dalam 1 (satu) minggu.
- Pembagian waktu kerja 5 hari dalam satu minggu, yaitu 8 (delapan) jam dalam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam dalam 1 (satu) minggu.
a. Rumus gaji per jam
Contoh 1:
Gaji per jam = 1/173 × Gaji Sebulan
Contohnya Anda membayarkan gaji seorang karyawan per bulan yaitu sebesar Rp5.000.000 maka perhitungannya sebagai berikut:
- Gaji per jam = 1/173 × Rp5.000.000
- Gaji per jam = Rp28.901
Contoh 2:
Untuk menghitung gaji per jam, langkah pertama adalah mengetahui total gaji bruto tahunan karyawan.
Misalnya, jika seorang karyawan memiliki gaji bruto tahunan sebesar Rp60.000.000 dan bekerja 40 jam per minggu, Anda perlu menghitung jumlah total jam kerja dalam setahun.
Dalam satu tahun, terdapat 52 minggu, sehingga total jam kerja tahunan adalah 40 jam × 52 minggu = 2.080 jam. Dengan demikian, gaji per jam karyawan tersebut adalah Rp60.000.000 / 2.080 jam = Rp28.846 per jam.
b. Rumus gaji per hari
Sedangkan untuk perhitungan gaji per hari, rumusnya disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan sebagai berikut:
- Bagi perusahaan dengan sistem waktu kerja 6 (enam) hari dalam seminggu, upah sebulan dibagi 25 (dua puluh lima); atau
- Bagi perusahaan dengan sistem waktu kerja 5 (lima) hari dalam seminggu, upah sebulan dibagi 21 (dua puluh satu).
Jadi jika dikondisikan dalam sebuah contoh kasus, maka perhitungannya akan sebagai berikut:
Jika gaji karyawan Anda selama sebulan sebesar Rp5.000.000 dengan jam kerja selama 5 hari dalam seminggu maka perhitungannya:
- Gaji per hari = Rp5.000.000 / 21
- Gaji per hari = Rp238.095
2. Contoh dan Cara Menghitung Gaji Karyawan Pro Rata
Perhitungan gaji pro rata biasanya disesuaikan dengan lama hari karyawan tersebut bekerja dengan menggunakan hitungan jam kerja. Adapun rumusnya sebagai berikut:
Gaji Pro Rata = Jumlah Hari × Jam Kerja × 1/173 × Gaji Sebulan
Contoh:
Misalnya Anda merekrut karyawan dan baru bergabung di tengah bulan pada tanggal 15 dengan gaji Rp5.000.000, yang mana untuk perhitungan kerja per bulannya perusahaan Anda mulai dari tanggal 26.
Jika perusahaan Anda menerapkan waktu kerja dengan 5 hari per minggu atau 8 jam kerja per hari, maka dari tanggal 15–25 karyawan tersebut sudah bekerja selama 8 hari dengan hitungan tanggal 18 & 19 adalah libur (weekend). Berikut cara menghitungnya:
Gaji Pro Rata = Jumlah Hari × Jam Kerja × 1/173 × Gaji Sebulan
Gaji Pro Rata = 8 × 8 × 1/173 × Rp5.000.000
Gaji Pro Rata = Rp1.849.710
Jadi untuk gaji prorata karyawan yang masuk di tengah bulan (tanggal 15) adalah Rp1.849.710 sebelum dipotong PPh 21.
Perbedaan Gaji Net dan Gaji Gross, Karyawan Wajib Paham!
Mengetahui perbedaan antara gaji bruto (gross pay) dan gaji neto (net pay) sangat penting bagi karyawan karena hal ini memengaruhi pemahaman mereka tentang pendapatan sebenarnya yang akan diterima setiap bulan.
Gaji bruto adalah jumlah total penghasilan yang diperoleh sebelum dilakukan potongan seperti pajak, jaminan sosial, serta komponen potongan lainnya.
Sedangkan gaji neto adalah jumlah uang yang akhirnya diterima oleh karyawan setelah semua potongan tersebut.
Rincian mengenai gaji bruto, potongan, hingga jumlah bersih yang diterima idealnya ditampilkan secara transparan dalam slip gaji karyawan. Hal ini membantu karyawan memahami bagaimana nominal yang diterimanya dihitung sekaligus membantu perusahaan menjaga administrasi payroll yang lebih tertib.
Dengan mengetahui perbedaan ini, karyawan dapat lebih mudah mengelola keuangan pribadi mereka, merencanakan pengeluaran bulanan, dan memahami berbagai komponen yang membentuk penghasilan mereka.
Selain itu, pemahaman yang baik tentang gaji bruto dan gaji neto juga membantu karyawan dalam bernegosiasi mengenai gaji dan manfaat lain dengan lebih efektif.
Ketika karyawan hanya berfokus pada gaji bruto tanpa mempertimbangkan potongan yang akan mengurangi jumlah uang yang mereka bawa pulang, mereka mungkin merasa kecewa saat menerima gaji neto yang lebih rendah dari yang diharapkan.
Karena itu, perusahaan perlu memastikan kebijakan mengenai kompensasi, tunjangan, bonus, dan berbagai hak karyawan dikomunikasikan dengan jelas. Informasi terkait kompensasi juga merupakan salah satu komponen yang dapat dituangkan dalam employee handbook perusahaan agar karyawan memahami kebijakan HR yang berlaku.
Mengapa Sistem Penggajian yang Adil Penting bagi Perusahaan?
Pengelolaan gaji bukan hanya aktivitas administratif. Struktur kompensasi yang kompetitif dan transparan juga dapat memengaruhi kepuasan dan keputusan karyawan untuk bertahan di perusahaan.
Karena itu, pengelolaan kompensasi perlu dilihat sebagai bagian dari strategi SDM yang lebih luas. Salah satu pendekatan yang dapat dipelajari adalah bagaimana kompensasi dan insentif mendukung retensi karyawan.
Perusahaan perlu memastikan bahwa proses penggajian tidak hanya akurat secara perhitungan, tetapi juga konsisten, transparan, dan dapat dipahami oleh karyawan.
Kesimpulan
Itulah beberapa rekomendasi cara menghitung gaji karyawan yang bisa Anda coba terapkan.
Pengelolaan payroll yang baik membutuhkan konsistensi mulai dari penentuan gaji, tunjangan dan bonus, perhitungan prorata, pajak dan potongan, hingga penyampaian informasi melalui slip gaji.
Apabila perusahaan Anda membutuhkan solusi untuk mengelola sumber daya manusia secara lebih terstruktur, Klique dapat membantu melalui layanan Konsultan Manajemen SDM. Klique membantu berbagai kebutuhan HR, mulai dari administrasi dan dokumen SDM hingga penilaian kinerja serta penghitungan bonus kinerja.
Diupdate pada tanggal 27 Agustus 2026
