Kita semua tahu bahwa kinerja karyawan menjadi faktor penting dalam keberhasilan perusahaan. Hal ini bisa menjadi alasan kenapa organisasi perlu memastikan bahwa pengelolaan kinerja harus bisa mereka lakukan dengan baik.
Salah satu alat utama untuk dapat memastikan hal tersebut yaitu dengan menerapkan performance management system. Tapi apa itu? Berikut adalah penjelasan serta manfaatnya bagi perusahaan.
Definisi Performance Management System
Performance Management System adalah perangkat proses dan alat yang digunakan oleh untuk mengelola dan mengevaluasi kinerja karyawan. Ini adalah proses yang berkelanjutan dan berkelanjutan yang bertujuan untuk menyelaraskan tujuan dan sasaran individu dengan tujuan organisasi, dan untuk memantau, mengukur, dan meningkatkan kinerja karyawan.
Dikutip dari Safetyculture, mengelola kinerja karyawan bukanlah hal yang mudah. Oleh sebab itu, adanya performance management system diperlukan untuk memastikan organisasi berada di jalur yang benar dalam mengelola karyawan, sehingga bisa memberikan kontribusi terbaik mereka.
Komponen Performance Management System
Pada umumnya performance management system memiliki komponen dasar yang digunakan untuk mengoptimalkan proses pengelolaan kinerja.
Komponen tersebut mencakup penetapan tujuan, pemantauan dan pelacakan kinerja, evaluasi dan umpan balik kinerja, dan perencanaan peningkatan kinerja. Dengan menggunakan komponen ini, organisasi dapat mengidentifikasi area untuk peningkatan, mengenali karyawan berkinerja tinggi, dan memberikan umpan balik konstruktif untuk membantu karyawan meningkatkan kinerjanya.
1. Goal setting
Komponen pertama yang menjadi hal penting dari performance management system adalah tujuan. Adapun tujuan ini nantinya akan menjadi sebuah guide dalam menjalankan proses pengelolaan kinerja.
Selain itu, dalam menentukan tujuan ini harus selaras dengan tujuan organisasi dan harus menantang, tetapi dapat dicapai. Adanya tujuan yang jelas juga memberi karyawan arah dan fokus, dan membantu manajer untuk mengevaluasi kinerja karyawan.
2. Performance planning
Komponen selanjutnya dan juga biasa disebut sebagai dasar dari performance management system yaitu performance planning. Pada komponen ini karyawan akan menentukan tujuan dan bidang kinerja utama yang dapat dicapai dalam batasan anggaran kinerja selama satu tahun.
3. Performance appraisal dan reviewing
Performance appraisal and reviewing (penilaian dan tinjauan kinerja) merupakan komponen selanjutnya dari PMS. Adapun kedua komponen ini memberikan umpan balik yang berharga kepada karyawan, membantu manajer mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan membantu menyelaraskan tujuan individu dan organisasi.
Di sebagian besar perusahaan, penilaian dilakukan dua kali setahun dalam tinjauan tengah tahun dan tinjauan akhir tahun. Tujuan dari penilaian kinerja adalah untuk mengevaluasi kinerja karyawan terhadap tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dan untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan.
Dengan menggunakan penilaian dan tinjauan kinerja, organisasi dapat memastikan bahwa karyawan mereka menyadari ekspektasi kinerja mereka, diberi umpan balik atas kinerja mereka, dan memiliki kesempatan untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuan mereka. Ini dapat membantu meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan, serta meningkatkan keterlibatan dan motivasi karyawan.
4. Performance evaluation dan feedback
Proses pengelolaan kinerja tidak hanya bersifat penilaian, melainkan adanya tahapan evaluasi untuk bisa mendapatkan berbagai macam umpan balik. Pada tahapan evaluasi, karyawan sebenarnya dapat diberikan berbagai pilihan metode seperti penilaian diri, penilaian rekan kerja, atau penilaian manajer.
Di sisi lain, umpan balik yang nantinya didapatkan juga harus konstruktif, spesifik, dan harus membantu karyawan mengidentifikasi area untuk perbaikan kinerja dan terus mengembangkan keterampilan mereka.
5. Performance improvement plans
Komponen ini memiliki tujuan utama untuk dapat memberikan perbaikan pada karyawan. Karyawan diberi tahu secara eksplisit tentang bidang-bidang yang diharapkan untuk mereka tingkatkan, dan tanggal tertentu juga diberikan di mana mereka harus menunjukkan kemajuan mereka.
Selain itu, berbagai keperluan juga akan disediakan untuk mendukung pengembangan karyawan dan memastikan bahwa mereka mampu mencapai potensi terbaiknya.
Manfaat Menerapkan Performance Management System
Ada berbagai manfaat yang bisa didapatkan ketika menerapkan PMS dalam proses pengelolaan karyawan yaitu sebagai berikut:
1. Meningkatkan pengembangan karyawan
PMS dapat mengoptimalkan proses penilaian dan memberikan feedback yang sesuai dengan karyawan. Ini tentunya bisa mengidentifikasi peluang pengembangan bagi karyawan, yang dapat membantu mereka meningkatkan keterampilan dan kemampuan mereka.
2. Meningkatkan moral karyawan dan retensi
Ketika proses penilaian kinerja terjadwal dengan baik, maka karyawan akan merasa diperhatikan dan diberi kesempatan untuk memperbaiki diri mereka. Selain itu, umpan balik yang didapat dari proses evaluasi juga dapat meningkatkan kualitas komunikasi antara manajer dan timnya. Hal ini tentunya dapat berdampak positif pada loyalitas dan retensi karyawan.
Berdasarkan hasil riset yang dikutip dari Zippia ditemukan bahwa, perusahaan yang berinvestasi dalam umpan balik karyawan reguler memiliki tingkat turnover 14,9% lebih rendah daripada perusahaan yang tidak melakukannya.
3. Peningkatan akuntabilitas dan transparansi
Selain berdampak baik pada proses pengembangan karyawan, PMS bisa membantu menciptakan budaya akuntabilitas dan transparansi dalam organisasi. Melalui pemberian informasi yang dilakukan secara jelas, membuat karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka.
Di samping itu, mereka tidak dianggap hanya sebagai pekerja biasa, melainkan juga merasa dilibatkan dalam upaya perusahaan mencapai tujuan.
Dari beberapa manfaat yang telah dipaparkan sebelumnya, performance management system tetap memiliki peran untuk membantu perusahaan dalam menciptakan kinerja yang baik di semua aspek. Oleh karena itu, PMS sebenarnya tidak hanya memudahkan, melainkan juga dapat mengoptimalkan proses pengelolaan kinerja karyawan dan juga tentunya perusahaan.
Referensi
Altomonte, Leon. (2022). Performance Management System. https://safetyculture.com/topics/performance-management-system/ (Diakses 20 Februari 2023)
Makaihr.com. (2021). Top 5 Benefits Of Performance Management Systems. https://makaihr.com/top-5-benefits-of-performance-management-systems/ (Diakses 20 Februari 2023)
Mazur, Caitlin. (2023). 20 Essential Employee Feedback Statistics [2023]: Employees Want More Than Just Performance Reviews. https://www.zippia.com/advice/employee-feedback-statistics/ (Diakses 20 Februari 2023)
Nair, Revathy. (2022). What are the Components of Performance Management? https://www.tutorialspoint.com/what-are-the-components-of-performance-management (Diakses 20 Februari 2023)
